Kvalitne pripravený dokument Request for Proposal (RFP) tvorí základ vytvorenia úspešných aliancií medzi dodávateľom a odberateľom. Podobne ako samotné verejné obstarávanie, jeho príprava vyžaduje efektívne riadený proces s jasne definovanými úlohami a časovým harmonogramom. Na jeho vytváraní pracuje väčšinou špecializovaný tím pozostávajúci z odborníkov z oblasti práva, organizácie, IT a personalistiky. Dôležitým predpokladom pre správne strategické nastavenie celého procesu verejného obstarávania je včasné zahrnutie vrcholového manažmentu firmy do jeho prípravy vo fáze definovania RFP.