Prečítajte si rozhovor s Janou Žiarovou, generálnou riaditeľkou D. Trust Certifikačná Autorita. Je možné uchovávať elektronicky podpísané dokumenty tak, aby boli bezpečne uložené a ich pravosť bolo možné overiť aj v budúcnosti?

Elektronické podpisy prinášajú množstvo výhod – šetria čas, uľahčujú komunikáciu a zvyšujú efektivitu procesov. No ako zabezpečiť, aby si tieto podpisy zachovali svoju platnosť aj o desať či viac rokov?

Prečo je potrebné sa zamýšľať nad dlhodobou overiteľnosťou?
Digitálne dokumenty musia byť schopné obstáť v komunikácii s inými subjektmi – firmami, úradmi či súdmi – aj po mnohých rokoch. To zabezpečí kvalifikovaný elektronický podpis od kvalifikovaného poskytovateľa dôveryhodných služieb.

Aká je doba overiteľnosti elektronicky podpísaného dokumentu?
Elektronicky podpísaný dokument je overiteľný po dobu platnosti podpisového certifikátu, čo býva spravidla niekoľko rokov. Ak k podpisu pridáme aj kvalifikovanú časovú pečiatku, doba overiteľnosti sa predlžuje približne na 5 – 6 rokov, teda na obdobie platnosti certifikátu časovej autority. Pred uplynutí tohto času je však potrebné podpis „ošetriť“ tak, aby zostal overiteľný aj naďalej.

Čím začať?
Prvým krokom pri zabezpečení dlhodobej overiteľnosti je overenie aktuálneho stavu podpisu. Ak je podpis vyhodnotený ako platný, môžeme dokument odovzdať do služby dlhodobej archivácie elektronicky podpísaných dokumentov, v ktorej sa:

1. nastaví požadovaná doba archivácie,
2. dokument sa automatizovane ošetrí,
3. a pripoja sa validačné dáta, ktoré umožnia jeho budúce overenie.

Je potrebné archivovať všetky dokumenty?
Nie, dlhodobá archivácia nie je potrebná pre každý elektronicky podpísaný dokument. Vhodné je ju využiť najmä pri dokumentoch, ktoré zakladajú práva a povinnosti zmluvných strán, obsahujú finančné plnenia alebo záväzky, projektové dokumentácie a mnoho iného.
V týchto prípadoch sa odporúča použiť kvalifikovaný elektronický podpis a následne dokument archivovať v súlade s legislatívou a technickými normami. Aj v digitálnej budúcnosti musia platiť rovnaké princípy bezpečnosti a dôveryhodnosti, aké platili v papierovej minulosti.

Prečo je dôležité archivovať elektronicky podpísané dokumenty?
Dlhodobá archivácia elektronicky podpísaných dokumentov je kľúčom k zachovaniu ich právnej hodnoty a dôveryhodnosti v čase. Bez nej môže byť o niekoľko rokov nemožné preukázať, že dokument bol naozaj podpísaný konkrétnou osobou a že jeho obsah nebol zmenený. Správne nastavený proces archivácie tak chráni nielen vaše digitálne dokumenty, ale aj vaše práva, dôkazy a reputáciu v digitálnom prostredí.

Ak vás zaujíma problematika dlhodobej archivácie elektronicky podpísaných dokumentov a jej technologické a legislatívne výzvy, Jana Žiarová, spíkerka Jesennej ITAPA 2025, vám o tom porozpráva na tretí deň v paneli Praktické riešenia v digitalizácii.