Správa dokumentov prešla od šanónov k digitálnym systémom a dnes ju mení umelá inteligencia. Tá už neviditeľne pomáha s extrakciou dát, triedením či sumarizáciou obsahu a otvára cestu k skutočne bezpapierovým procesom. Kľúčom však zostáva poriadok v dátach a dôsledná bezpečnosť.
Čo dnes AI reálne prináša
Prvým pilierom je extrakcia dát: z faktúr, dodacích listov či účteniek sa automaticky vyťahujú kľúčové polia, aby sa dali okamžite indexovať a spracovať. Na to nadväzuje automatická klasifikácia, ktorá rozozná typ dokumentu a pomôže spustiť správny proces. Vylepšené je aj zatriedenie – modely natrénované na historických dátach rozhodnú, či dokument pokračuje do workflow, má sa archivovať alebo odoslať na určené miesto. Výsledkom je menej manuálnych zásahov a vyššia konzistentnosť.
Dôležitá je aj detekcia duplicít v rozsiahlych úložiskách, ktorá šetrí kapacitu a odbúrava chaos. Sumarizácia obsahu umožní rýchlo pochopiť dlhé texty a uložiť si prehľadné zhrnutie spolu s dokumentom. Vďaka jazykovým modelom sa dá „pýtať“ na obsah v rodnom jazyku, aj keď je dokument v cudzom jazyku. A preklad už nie je len všeobecný translátor – doménovo natrénované modely udržia správnu terminológiu napríklad v právnych či výrobných textoch.
Bezpečnosť, poriadok a úloha Konica Minolta
Žiadna automatizácia sa nezaobíde bez poriadku v dátach a správne nastavených oprávnení. Potrebné je čistenie úložísk, hľadanie duplicít a dôsledné riadenie prístupov, aby modely neodhalili citlivé informácie nepovolaným. Rovnako dôležité je vedieť, kde má AI zmysel a kde nie – posúdenie prínosu je rovnako podstatné ako samotná implementácia. Strategickým krokom je aj tvorba vlastných modelov a tvorba dokumentov s podporou AI.
Konica Minolta pomáha s adopciou AI nástrojov na platforme Microsoft a v dokumentových systémoch, napríklad v M‑Files s integrovanými inteligentnými funkciami. Nasadzuje riešenia na vyťažovanie dát z dokladov, realizuje posúdenia vhodnosti použitia AI a pripravuje chatboty či zákaznícke jazykové modely. Popri tom vyvíja vlastnú neurónovú sieť pre priemyselnú videoanalýzu a opiera sa o globálne výskumné centrum v Brne. Skúsenosti z českého a slovenského trhu prepája do praktických riešení, ktoré menia spôsob práce s dokumentmi.
